Smile Property Management System

Smile BO là một hệ thống quản lý tài chính – kế toán được thiết kế theo đặc thù của quản lý khách sạn. Smile BO có đầy đủ các tính năng của một hệ quản lý tài chính theo tiêu chuẩn, bên cạnh đó được trang bị thêm nhiều tính năng đặc thù của khách sạn. Smile BO cho phép hạch toán vừa tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tính quản trị theo tiêu chuẩn quản lý khách sạn 5 sao quốc tế.

Tuân thủ tuyệt đối chuẩn mực kế toán Việt nam

Là hệ thống thiết kế cho các khách sạn hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, SMILE BO tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Chính sách hỗ trợ của SMILE luôn đảm bảo hệ thống được cập nhật với những thay đổi mới nhất trong chính sách.

Phương pháp quản lý tài chính chuẩn Quốc tế

Smile PMS hỗ trợ hạch toán phù hợp với các tiêu chuẩn quản trị khách sạn quốc tế. SMILE hoạt động trên sự kết hợp giữa hệ thống tài khoản, hệ thống mã phòng ban và 4 hệ thống mã phân tích. Tất cả hệ thống đều mở, mang lại sự thích hợp của hệ thống đối với mọi đối tượng khách sạn, mọi mô hình quản lý.
Tình hình hoạt động của khách sạn được phân tích tổng hợp, theo từng bộ phận, theo loại hình kinh doanh…..

Hệ thống báo cáo động cho phép dễ dàng thiết lập các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của từng khách sạn mà không ảnh hưởng đến chương trình.

Các chức đặc thù của khách sạn

SMILE tích hợp nhiều tính năng đặc thù của khách sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn.
SMILE BO liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE POS tạo thành một giải pháp tổng thể cho việc quản lý.
SMILE BO có các giải pháp chuyên dụng cho quản lý hàng tồn kho, giá vốn, định lượng… đáp ứng hoạt động khách sạn.

Tính năng đầy đủ, liên kết linh hoạt

SMILE BO có đầy đủ các tính năng quản lý tài chính kế toán như là:

• Tổng hợp
• Phải thu
• Phải trả
• Mua hàng
• Hàng tồn kho
• Tài sản cố định, tài sản lưu động
• Phân bổ chi phí

Các tính năng này được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần nhập một lần và được luân chuyển sử dụng lại ở các khâu sau.

Hạch toán Doanh thu theo phương pháp đặc biệt

Phương pháp hạch toán doanh thu kết hợp giữa phương pháp truyền thống của kế toán Việt Nam và phương pháp ghi nhận doanh thu theo tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn cao cấp cho phép:
•    Vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải nộp trong từng kỳ (Doanh thu thể hiện trên hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra). Việc này hết sức quan trọng đối với cơ quan thuế nhất là tại các địa phương.
•    Vừa xác định được chính xác doanh thu thực sự của khách sạn phát sinh trong tháng. Việc này hết sức quan trọng trong việc tính ra lỗ, lãi của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chính sách thích hợp về quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Định khoản tự động hạn chế sai sót

SMILE BO hỗ trợ tối đa phương thức hạch toán tự động nhằm giúp tự động hóa cao công việc kế toán, tăng cường độ làm việ, giảm sai sót. Công việc định khoản được thực hiện một lần trong quá trình cài đặt phù hợp với quy trình của từng khách sạn, sau đó khi hạch toán không cần định khoản nữa. Định khoản tự động hiện diện ở các chức năng:

•    Hạch toán doanh thu
•    Hàng tồn kho
•    Phải thu
•    Phải trả
•    Tài sản cố định, tài sản lưu động
•    Phân bổ chi phí

Giao tiếp dễ dàng với Excel

Các chức năng của SMILE đều có lệnh chuyển dữ liệu ra Execel. 100% báo cáo SMILE có khả năng xuất dữ liệu ra Execel. Tính năng này vô cùng tiện lợi cho ngừoi làm kế toán.

In chứng từ ngay khi hạch toán

Các loại chứng từ được in ran gay khi hạch toán làm chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất… Mẫu chứng từ đa dạng và có thể sửa đổi theo ý muốn của từng đơn vị nhờ khả năng báo cáo động của SMILE.

Phần mềm quản lý Nhân Sự – SMILE HR cung cấp một giải pháp tổng thể không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên… mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ.

Ưu điểm của phần mềm SMILE HR:

• Giao diện kết hợp hình ảnh thân thiện với người sử dụng – Nhân viên quản lý nhân sự sẽ tiếp cận nhanh chóng nhân viên mình đang tiếp nhận quản lý.
• Cung cấp báo cáo và thông tin nhân sự nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cho từng bộ phận, chứ vụ và tình trạng hiện tại.
• Tự động hóa và tin học hóa trong quản trị nhân sự
• Phân quyền và bảo mật tốt cho Doanh nghiệp có nhiều Người quản lý nhân sự cho từng bộ phận riêng lẻ.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và khối lượng công việc

Các chức năng chính của SMILE HR:

• Quản lý hồ sơ lương
• Quản lý hồ sơ cá nhân
• Quản lý hồ sơ công việc
• Báo cáo biến động nhân sự
• Báo cáo biến động lương
• Phân ca cho từng cá nhân
• Chấm công bằng máy
• Kiểm soát ca tự động
• Theo dõi đi muộn, về sớm theo phân ca tự động
• Theo dõi ngày nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ theo chế độ
• Tính lương theo chấm công
• In phiếu tính lương cho từng nhân viên
• Báo cáo quản lý nhân sự
• Bảo mật, phân quyền

SMILE HR – A MODULE OF SMILE PMS SYSTEM

Smile PUR – Mua Hàng

Khi các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp có nhu cầu thì lập các PR (Purchase request), các PR này được trưởng bộ phận duyệt. Sau đó mới chuyển lên phòng phụ trách Tài chính hoặc phòng Kế hoạch để trưởng bộ phận của phòng này duyệt.
Những PR nào được duyệt thì chuyển xuống bộ phận mua, tại đây các PR được lọc – chọn lựa tạo thành các PO (Purchase order) khác nhau sau khi tham khảo giá cả – bảng báo giá để tiến hành mua.

Có 2 cách để mua hàng:

1. PR chuyển thành PO (order gián tiếp)
2. Gọi trực tiếp cho nhà cung cấp

Kết quả là các hoá đơn mua hàng được chuyển sang phần Nhận hàng, với 2 loại:

1. Nhận hàng có PO
2. Nhận hàng không có PO

Chức năng: Về cơ bản Mua hàng trong Smile nhằm phục vụ cho công tác quản lý và lên kế hoạch hoạch định cho những kế hoạch trong tương lai như: kế hoạch mua hàng, quản lý các order của các bộ phận (kế toán, kỹ thuật, bếp,…), nhà cung cấp – giá cả, quản lý việc nhận hàng (có PO hoặc không PO), quản lý các mặt hàng đã mua – đã order….mang tính thống kê, liệt kê các mặt hàng thường xuyên mua, phải mua từ đó lên kế hoạch mua theo chu kỳ hợp lý,….

Kết quả: với chức năng Mua hàng giúp cho quá trình Nhận hàng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện (do các PO trong Mua hàng kết nối sang Nhận hàng).

SMILE IPS kết nối hai chiều với tất cả các hệ thống điện tử trong khách sạn như tổng đài điện thoại, hệ thống khóa từ, hệ thống điều khiển tòa nhà thông minh, hệ thống điều khiển điều hòa….

Tính cước điện thoại qua hệ thống tổng đài nội bộ

SMILE PBX tiếp nhận thông tin cước TẤT CẢ các loại tổng đài, xử lý cước và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản khách. Thông tin về cước do vậy được cập nhật tức thời trong SMILE FO.
SMILE PBX hỗ trợ nhiều phương thức tính cước khác nhau. Bảng cước có thể thay đổi dễ dàng, thuận tiện

Kết nối Hai chiều PBX với Smile PMS

SMILE PBX tiếp nhận các thông tin khác từ tổng đài như các thông tin về tình trạng phòng, minibar… và cập nhật SMILE FO. Nhân viên buồng sau khi dọn phòng có thể sử dụng điện thoại trong phòng để xác lập trạng thái phòng, trạng thái này được cập nhật tức thời trên SMILE FO
SMILE PBX tiếp nhận các thông tin từ SMILE FO và điều khiển tổng đài. Khi một phòng được check in tại lễ tân bằng SMILE FO, tổng đài tự động mở đường điện thoại để khách gọi ra ngoài và khi check out- đóng lại.